CG 6.5 | ENNIA EN PALM: INFORMELE MACHT EN FORMELE GOVERNANCE

CG 6.5 | ENNIA EN PALM: INFORMELE MACHT EN FORMELE GOVERNANCE

Deze blog gaat over Casus – Ennia, zaaknummer CUR201903840, het vonnis van 6 maart 2023 van het Gerecht in eerste Aanleg, en is een samenvatting van die vonnis. Dit vonnis telt 21 pagina’s en behandelt de zaak Ennia tegen Palm / Palm management Services BV.

Sommige uitspraken gaan over veel meer dan geld alleen. Ze laten zien hoe een organisatie werkelijk functioneerde. Wie besliste. Wie profiteerde. En vooral: wat er gebeurt wanneer formele governance wordt ingeruild voor informele macht. En juist dat is goed zichtbaar in dit vonnis.

Deze zaak (Gerecht in Eerste Aanleg) gaat over Ennia tegen Palm en zijn managementvennootschap. Op het eerste gezicht is het een civiele zaak over terugbetaling van bonussen, vergoedingen en privé-uitgaven. Maar onder de oppervlakte gaat het over iets groters: Wat gebeurt er als besluitvorming aan de top niet goed wordt vastgelegd? En dat is meteen de eerste governance-les (formele papierenstroom).

WAAR GING DE ZAAK OVER?

Ennia stelde dat in totaal bijna NAf 3,9 miljoen zonder geldige rechtsgrond was betaald aan Palm en/of zijn managementvennootschap. Het ging om vijf categorieën: voorschotten op bonussen, huisvestingskosten, autokosten, medische kosten en creditcarduitgaven. Palm bestreed die vorderingen en stelde op zijn beurt nog aanspraken te hebben, onder meer op een opzegvergoeding en een bonus over 2018.

Het gerecht keek vervolgens niet alleen naar de vraag óf er was betaald, maar vooral naar de vraag waarom, op basis waarvan en of de juiste besluitvorming was gevolgd.

En daar begint de echte les.

INFORMELE AFSPRAKEN ZIJN GEEN GOVERNANCE

Het zwaarste onderdeel van de zaak ging over de bonusvoorschotten. Palm had tussen 2015 en 2018 in totaal NAf 2.387.500 aan voorschotten op bonussen aan zijn managementvennootschap laten betalen. Volgens het bestaande remuneratiebesluit mocht een bonus echter alleen worden toegekend als die door de voorzitter van de raad van commissarissen werd vastgesteld én door de raad van commissarissen werd goedgekeurd.

Palm verweerde zich door te wijzen op mondelinge afspraken en op een later opgestelde e-mail waaruit volgens hem bleek dat die betalingen wel degelijk waren besproken en achteraf bevestigd. Het gerecht vond dat niet overtuigend. En eerlijk gezegd is dat niet verrassend. Wie met grote bedragen werkt, en zeker als het om de eigen beloning gaat, kan niet volstaan met achteraf gereconstrueerde e-mails en een beroep op informele praktijk.

Hier zegt het gerecht eigenlijk iets heel belangrijks: als Governance niet op papier staat, bestaat ze juridisch vaak ook niet echt (LES 1).

AAN DE TOP GELDT EEN ZWAARDERE STANDAARD

Bij een onderneming als Ennia, met grote maatschappelijke betekenis, mag worden verwacht dat besluitvorming over forse vergoedingen professioneel wordt geadministreerd. Juist wanneer er sprake is van tegenstrijdige belangen.

Dat is een belangrijke les voor iedere bestuurder en toezichthouder. Niet alleen de inhoud van een besluit telt, maar ook de procedure. Wie mag beslissen? Is er goedgekeurd? Is het vastgelegd? Zijn tegenstrijdige belangen zichtbaar en beheerst? (LES 2).

Dat zijn geen formaliteiten. Dat is de kern van behoorlijk bestuur.

HUISVESTINGSKOSTEN ZONDER DUIDELIJKE BASIS

Dezelfde lijn zie je terug bij de huisvestingskosten. Daar ging het om ruim NAf 792.000 aan huurvergoedingen en andere woon-gerelateerde kosten. Palm beriep zich op een algemene bepaling in het remuneratiebesluit over “other allowances payable to the directors”. Maar het gerecht vond dat geen overtuigende basis voor zulke omvangrijke vergoedingen.

Sterker nog: het gerecht vond de uitleg van Ennia geloofwaardiger, namelijk dat zo’n bepaling hooguit ziet op beperkte en kenbare toelagen, niet op substantiële extra vergoedingen zonder duidelijke schriftelijke afspraak. Het hielp Palm ook niet dat hij huurvergoedingen had ontvangen terwijl hij in een woning woonde die van hemzelf was.

Dat is precies waarom vage restbepalingen in beloningsafspraken riskant zijn. Zodra bedragen groot worden, moet de grondslag gewoon expliciet zijn (LES 3).

EEN MANAGEMENT-BV BESCHERMT NIET ALTIJD

Een ander opvallend punt is dat het gerecht Palm niet alleen via zijn managementvennootschap aansprakelijk hield, maar op onderdelen ook privé. Niet omdat de BV werd genegeerd, maar omdat het gerecht vond dat Palm uiteindelijk degene was die profiteerde van de betalingen. Daarom werd de route van ongerechtvaardigde verrijking gebruikt.

Dat vind ik een belangrijk signaal. In de praktijk wordt vaak gedacht dat een management-BV automatisch afstand creëert. Maar dat is maar ten dele waar. Als een bestuurder via zijn vennootschap bedragen ontvangt waarvan hij uiteindelijk zelf profiteert, en hij daarover onvoldoende duidelijkheid geeft, dan kan de rechter daar doorheen kijken.

De les (LES 4) is recht toe recht aan: een managementstructuur vervangt nooit de noodzaak van heldere grondslagen, transparantie en controle.

DE CREDITCARDS

Het meest praktische deel van het vonnis gaat misschien wel over de zakelijke creditcards. Ennia vorderde ruim NAf 532.000 terug aan privé-uitgaven die met company cards zouden zijn gedaan. Tegen de managementvennootschap liep dat stuk, omdat die niet de begunstigde was van die uitgaven. Maar tegen Palm privé kreeg Ennia wel gelijk.

Hier wordt het vonnis heel concreet. Het gerecht zegt dat Palm rekening en verantwoording moest afleggen over zijn uitgaven. En dat moet serieus gebeuren. Niet met losse labels of globale verklaringen, maar zó dat duidelijk blijkt waarom een uitgave zakelijk was.

Ennia had de uitgaven stevig onderbouwd met afschriften en toelichtingen. Het ging onder meer om contante opnames en uitgaven bij juweliers, exclusieve horlogezaken, sieradenwinkels, kledingzaken en evenementen. Het gerecht vond het zeer onaannemelijk dat dit zakelijke uitgaven waren. Omdat Palm daar onvoldoende concreet tegenin bracht, werd geoordeeld dat hij privé was verrijkt.

Expense-governance aan de top moet waterdicht zijn (LES 5). Zonder heldere regels en bewijsvoering wordt privégebruik van zakelijke middelen al snel een serieus juridisch probleem.

NIET ALLES GING MIS VOOR PALM

Tegelijk is dit geen vonnis waarin Ennia automatisch op alle punten won. De vordering rond de medische kosten van NAf 25.480 werd bijvoorbeeld afgewezen. Het gerecht vond dat het remuneratiebesluit mogelijk ruimte liet voor een bredere medische voorziening dan alleen vergoeding van premies, en dat Ennia onvoldoende had uitgelegd waarom die betalingen toch zonder rechtsgrond zouden zijn gedaan.

Ook in reconventie kreeg Palm nog deels gelijk. Zijn vordering voor een vergoeding over de opzegtermijn van US$ 39.516 werd toegewezen, omdat Ennia niet kon aantonen dat die al was betaald. De bonusclaim over 2018 en het verzoek tot opheffing van de beslagen werden wel afgewezen.

WAT IS DE SAMENVATTING VAN DIT VONNIS?

Dit vonnis draait uiteindelijk om één centrale boodschap: Macht zonder vastgelegde tegenmacht wordt vroeg of laat een probleem.

Zolang alles goed lijkt te gaan, voelen informele afspraken vaak praktisch. Er is vertrouwen, men kent elkaar, besluiten worden mondeling afgestemd en niemand vraagt direct naar de notulen. Maar zodra er crisis komt, of zodra achteraf kritisch wordt gekeken, blijken juist die informele patronen gevaarlijk.

Dan worden ineens heel simpele vragen beslissend:

• Wie heeft dit goedgekeurd?
• Waar staat dat?
• Is de juiste procedure gevolgd?
• Was er een belangenconflict?
• En klopt de administratie?

In deze zaak was het antwoord op die vragen te vaak: onvoldoende duidelijk.

En daarom is dit vonnis relevant, ook buiten Ennia. Voor bestuurders. Voor raden van commissarissen. Voor internal audit. Voor compliance. En voor iedere organisatie waar veel ruimte bestaat voor informele afstemming aan de top.

SLOT: GOVERNANCE WORDT PAS ZICHTBAAR ALS HET SPANNEND WORDT

Goede governance merk je vaak niet als alles rustig is. Dan lijkt het soms bureaucratisch, zwaar of overdreven formeel. Maar zodra het spannend wordt, blijkt waarom die structuur nodig is.

Dan zie je dat notulen en schriftelijke besluiten belangrijk zijn. Dat goedkeuringen tellen. Dat beloningsafspraken precies moeten zijn. Dat credit cards niet vrijblijvend zijn. En dat een management-BV geen wondermiddel is.

Niet alleen omdat grote bedragen moesten worden terugbetaald, maar vooral omdat het gerecht eigenlijk zegt: wie aan de top zit, moet extra zorgvuldig zijn (LES 6). Niet minder.

En dat is misschien wel de belangrijkste les van allemaal.

 

---

SAMENVATTING JURIDISCHE ANALYSE PER DEELVORDERING (let op, het gaat om 2 partijen)

Deelvordering	Bedrag	Tegen wie	Juridische grondslag beoordeeld door het gerecht	Oordeel gerecht	Kernoverweging
1. Voorschotten op bonussen	NAf 2.387.500	Palm Management	Primair: onverschuldigde betaling	Toegewezen	Bonusbesluit vereiste vaststelling door voorzitter RvC en goedkeuring door RvC. Niet bewezen dat dit formeel is gebeurd. Informele afspraken en latere e-mail onvoldoende.
1. Voorschotten op bonussen	NAf 2.387.500	Palm privé	Subsidiair: ongerechtvaardigde verrijking	Toegewezen	Betalingen liepen via management-BV, maar Palm werd gezien als uiteindelijke begunstigde. Onvoldoende openheid over wie profiteerde werkte tegen hem.
2. Huisvestingskosten	NAf 792.439	Palm Management	Primair: onverschuldigde betaling	Toegewezen	Geen duidelijke grondslag in remuneratiebesluit. Restbepaling “other allowances” bood geen basis voor zulke omvangrijke vergoedingen.
2. Huisvestingskosten	NAf 792.439	Palm privé	Subsidiair: ongerechtvaardigde verrijking	Toegewezen	Zelfde lijn als bij bonusvoorschotten; Palm profiteerde uiteindelijk van de betalingen aan zijn BV.
3. Boekwaarde Dodge Durango	NAf 97.112	Palm Management en Palm privé	Erkenning verschuldigdheid	Toegewezen	Palm c.s. had zelf aangegeven bereid te zijn dit bedrag te voldoen.
3. Autovergoedingen	NAf 41.500 toewijsbaar	Palm Management	Primair: onverschuldigde betaling	Toegewezen	Geen recht op autovergoeding in perioden waarin Palm al een auto van Ennia had of na zijn aftreden. Verweer dat bedragen waren teruggedraaid niet onderbouwd.
3. Autovergoedingen	NAf 41.500	Palm privé	Subsidiair: ongerechtvaardigde verrijking	Toegewezen	Palm profiteerde van onverschuldigd betaalde autovergoedingen via zijn BV.
4. Medische kosten	NAf 25.480	Palm Management	Primair: onverschuldigde betaling	Afgewezen	Verwijzing in remuneratiebesluit naar “medical plan applicable to the other directors” kon wijzen op ruimere medische dekking. Ennia had onvoldoende onderbouwd waarom toch geen rechtsgrond bestond.
4. Medische kosten	NAf 25.480	Palm privé	Primair/subsidiair/meer subsidiair	Afgewezen	Omdat niet vaststond dat de betalingen zonder rechtsgrond waren gedaan, faalden ook ongerechtvaardigde verrijking en onrechtmatige daad.
5. Creditcardafschrijvingen	NAf 532.176,92	Palm Management	Geen relevante grondslag	Afgewezen	Management-BV was niet de begunstigde van de uitgaven met de kaarten.
5. Creditcardafschrijvingen	NAf 532.176,92	Palm privé	Subsidiair: ongerechtvaardigde verrijking	Toegewezen	Palm moest rekening en verantwoording afleggen. Ennia onderbouwde privékarakter van uitgaven voldoende; Palm betwistte onvoldoende concreet.
Reconventie: opzegvergoeding	US$ 39.516	Palm c.s. tegen Ennia	Contractuele aanspraak	Toegewezen	Ennia erkende in wezen dat vergoeding verschuldigd was, maar kon niet aantonen dat al betaald was.
Reconventie: bonus 2018	US$ 189.041	Palm c.s. tegen Ennia	Gestelde bonusaanspraak	Afgewezen	Geen voldoende formele basis voor bonus over 2018. Lijn van het vonnis blijft dat bonusrechten niet automatisch vaststonden zonder correcte besluitvorming.
Reconventie: opheffing beslagen	n.v.t.	Palm c.s. tegen Ennia	Beslagrecht / proportionaliteit	Afgewezen	Gezien uitkomst in conventie had Ennia voldoende belang bij handhaving van de beslagen.

 

---

Dieudonne (Neetje) van der Veen is financieel en management bedrijfsadviseur. Zijn werk en ervaring liggen vooral op het gebied van financieel management en structurering van bedrijven in nood en Governance on Planning & Control-cycli.

De heer van der Veen heeft een masterdiploma bedrijfseconomie (Erasmus Universiteit Rotterdam), is Registeraccountant (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants), CFE (Certified Fraud Examiner) en CICA (Certified Internal Control Auditor).